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目前機關、企業或公司中應用最廣的還是借助計算機來處理各種文字、報表與傳送文件。計算機處理文字與數據雖然具有高效性和易于管理的優點，然而對使用者來說也要注意電子文件的開放性與安全性。尤其是多人共享一臺計算機的情況下，盡管可以在計算機啟動過程中設置密碼，但這種做法仍好像是一把門鎖配有多把鑰匙?！　榇私榻B幾種辦公室中簡單而實用的計算機文件保密方法，掌握之后你可以盡可能地 充分發揮電腦的文檔保密功能，實現文件獨享?！　∥募c目錄的隱藏　　Windows95以上的操作系統都提供了這類文件的“隱身”功能，但需要你在使用前先設置一下?！　≡O置的步驟是按順序打開“我的電腦→查看→文件夾選項→查看→文件和文件夾”各選項，此時彈出一對話框，在對話框中選中“不顯示隱藏文件”或“不顯示隱藏文件或系統文件”，再點擊“確定”，設置即告結束。此時，你若希望將哪個文件或文件夾隱藏起來，只要用鼠標選中該文件并點擊鼠標右鍵，再選擇下拉菜單中“屬性”欄，彈出的對話框后選中“隱藏”屬性，點擊“確定”后該文件既銷聲匿跡了。不過這種方法屬于“小兒科”保密水平，一旦有人按照上述方法逐步進入“查看”對話框，取消了“不顯示隱藏文件”或“不顯示隱藏文件或系統文件”的設置，改為“顯示所有文件”，那么你所隱藏的文件又重新暴露無遺。所以，即使你使用了這種隱身術，也不可高枕無憂，掉以輕心。　　Word文件加密碼　　Office97或Office2000的文字處理軟件Word本身就具有密碼鑰匙，可以用它來方便地為文件加鎖。加鎖過程為：用WORD打開要加密的文件，順序點擊“工具→選項→保存”，對話框彈出后，分別在“打開權限密碼”和“修改權限密碼”下輸入自己設定的密碼，輸入完畢后系統要求再輸入一次密碼做比較，兩次輸入密碼完全一致才接受。經過這樣處理，該文件就有了特定的密碼鎖，只有掌握了密碼的人才能打開。　　電子郵件的加密　　Outlook Express是當前最常用的電子郵件管理軟件之一?！　∪绻追较胍屢曳桨l一封加密的郵件給自己，首先甲方必須發一封簽名信給對方，乙方收到后將它保存在地址簿中后就可以向甲方發加密信件了。制作簽名信的過程可以通過連續點擊“工具→選項→簽名→新建→發送”來完成。如果希望所有的信件均加密，連續點擊“工具→選項→安全”后在出現的對話框中選擇確認即可。倘若僅僅是在特殊情況下需要加密，郵件寫完后按下“加密按鈕”，加密后的郵件將出現加密圖標。　　下載一個加密助手　　通過上網也可以免費下載到一個加密軟件。提供免費加密軟件的網站很多，這位助手的大名叫“iProtect”。下載后首次運行時會出現一個對話框，你必須在Password中建立并確認自己的密碼，完成后將進入一個類似Windows操作系統資源管理器結構的界面，選中要加密的文件或文件夾，通過點擊“tool(工具欄)”下的“hide(隱藏)”，該文件即被打上黑色標記，在退出該軟件的運行環境后被加密的文件已消失的無影無蹤了。如果你想要恢復該文件成為非隱藏，重新進入iProtec的運行環境后可以找到它，再在工具欄下選擇“unhide(重現)”后，該文件在Windows系統中又浮出水面了。同理，該軟件還可通過工具欄中的“Lock(加鎖)”與“Unlock(卸鎖)”功能為用戶控制文件是否需要加鎖，被加鎖的文件既可選擇隱藏也可放在明處?！　〕艘陨辖榻B的這些方法之外，還有一點要提醒的是刪除文件要徹底。不僅回收站要及時清空，而且上網后在Windows＼temp中的臨時文件也要隨時清除，這些臨時文件的特征是它們的擴展名均為“tmp”，稍有計算機操作系統知識的人都有可能輕易地將它們打開。如果你忽略了這一點，機密公文或個人隱私也有可能在不知不覺中被泄露出去 。