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檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。檔案的三個(gè)職能:首先,檔案是一個(gè)人經(jīng)歷的記載;第二,檔案表明一個(gè)人的行政隸屬關(guān)系;第三,檔案是為這個(gè)人提供相關(guān)人事服務(wù)的依據(jù)。檔案是社會(huì)了解一個(gè)人的依托和手段,即使在發(fā)達(dá)國(guó)家,也不可能徹底取消檔案。相反,中國(guó)加入WTO之后,人才的流動(dòng)將會(huì)更加頻繁,特別是跨地域的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越多,人事檔案的管理不是應(yīng)該放松,而是應(yīng)該加強(qiáng)。目前,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人的屬性已經(jīng)發(fā)生變化,人是社會(huì)的人,不屬于某個(gè)單位,只是在某段時(shí)間內(nèi),雙方有勞動(dòng)合同,存在勞動(dòng)關(guān)系。如果勞動(dòng)關(guān)系解除,人就回到社會(huì)。在此基礎(chǔ)上,人事檔案的管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)社會(huì)化管理,這樣才能與人的社會(huì)化屬性相一致,也才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。人事檔案實(shí)際上是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,國(guó)家為加強(qiáng)對(duì)職工干部的管理而形成的制度,不是形成勞動(dòng)關(guān)系的法律依據(jù)。 把計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下那種以檔案作基礎(chǔ)的人事行政管理關(guān)系依然看成是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的勞動(dòng)關(guān)系,既無(wú)法律依據(jù),也無(wú)事實(shí)依據(jù)。檔案關(guān)系不等于勞動(dòng)關(guān)系。。

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由哪個(gè)單位合法地保管你的檔案,你就與這個(gè)單位建立了一種關(guān)系,這種關(guān)系就叫做檔案關(guān)系。

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個(gè)人檔案記錄了個(gè)人的情況。我國(guó)的人事檔案基本是由個(gè)人所在的單位負(fù)責(zé)保管,人員流動(dòng)時(shí),要通過(guò)一定的組織手續(xù)進(jìn)行調(diào)轉(zhuǎn),調(diào)轉(zhuǎn)的過(guò)程就是檔案關(guān)系。